Privacyverklaring S1MONE

In deze privacyverklaring van S1MONE B.V., hierna ook: ‘S1MONE’ informeren wij u over het gebruik van uw persoonsgegevens (hierna ook ‘gegevens’) door S1MONE. 

1. Algemeen

S1MONE is een mobiele app en een applicatie waarmee opdrachtgevers objecten kunnen beheren die zij in beheer of in eigendom hebben. S1MONE koppelt de objecten aan QR-codes en laat gebruikers (‘melders’) via hun smartphone eenvoudig meldingen maken van problemen met objecten zoals woningen, bushokjes, containers of speeltuinen (‘storingen’).

Onze opdrachtgevers kunnen via een online applicatie (de ‘applicatie’) o.a. meldingen bekijken, communiceren met melders en meldingen doorgeven aan hun medewerkers die de storing in behandeling nemen (‘reparateurs’). S1MONE heeft daarnaast een mobiele app voor consumenten waarmee melders meldingen kunnen doen van storingen, en een mobiele app voor opdrachtgevers en hun reparateurs (de ‘pro app’) waarmee zij ook meldingen kunnen doen en meldingen kunnen beheren.

S1MONE verwerkt persoonsgegevens zowel voor eigen doeleinden als in opdracht van de opdrachtgevers. In deze privacyverklaring geven wij informatie over de manier waarop wij de persoonsgegevens verwerken voor onze eigen doeleinden, maar ook, ter informatie, over de manier waarop wij dat doen voor onze opdrachtgevers.

1.1 Persoonsgegevens voor onszelf
De persoonsgegevens die wij voor onszelf gebruiken zijn de gegevens van contactpersonen van onze opdrachtgevers of potentiële opdrachtgevers (voor de verwerking door ons worden beiden als ‘opdrachtgevers’ aangemerkt).

1.2 Persoonsgegevens voor opdrachtgevers
De persoonsgegevens die wij voor onze opdrachtgevers verwerken – dit doen wij als ‘verwerker’ – zijn de gegevens die via de mobiele app en in de applicatie worden verzameld. Dit zijn gegevens van de melders die meldingen van storingen doen via de mobiele app (dit kunnen bijvoorbeeld huurders zijn of andere soorten gebruikers van de mobiele app) en personen die bij of voor onze opdrachtgevers werkzaam zijn (gebruikers van de applicatie) en reparateurs.

2. Samenvatting

Samengevat worden de persoonsgegevens verwerkt omdat wij de persoonsgegevens nodig hebben om de app en de applicatie aan te kunnen bieden en door melders, onze opdrachtgevers, hun medewerkers en reparateurs te laten gebruiken. We verkopen uw persoonsgegevens niet, maar gebruiken deze alleen voor onszelf of voor onze opdrachtgevers.

3. Welke (soorten) gegevens worden er verzameld?

3.1 Persoonsgegevens via de mobiele app (als verwerker)
Voor individuele melders bieden wij via de gangbare app stores een mobiele app aan. De app kan worden gebruikt om storingen door te geven aan de opdrachtgever.

Via de app voert u uw naam, telefoonnummer en emailadres in. Zonder die gegevens kan onze opdrachtgever geen contact met u opnemen over de storing. In de app kunt u afbeeldingen plaatsen die betrekking hebben op de storing. U wordt daarbij gevraagd geen foto’s te nemen van andere mensen, zoals uw kinderen of andere bewoners en het liefst ook niet van uzelf tenzij dat echt nodig is in verband met de storing.

In de app zit ook een messenger functie waarmee u berichten kunt uitwisselen met onze opdrachtgever.

3.2 Persoonsgegevens via de S1MONE applicatie (als verwerker)
In de applicatie worden ook persoonsgegevens verwerkt, met name de naam, naam van de opdrachtgever, emailadres en het telefoonnummer van de gebruikers van de applicatie en de pro app.

De opdrachtgever krijgt inzicht in de hiervoor genoemde persoonsgegevens van de app gebruikers met betrekking tot het betreffende object, om te kunnen reageren op de storing. Als de locatie uw woning is, zal de beheerder het adres doorkrijgen van uw woning.

3.3 Persoonsgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers (als verantwoordelijke)
Wij verwerken persoonsgegevens van contactpersonen bij onze opdrachtgevers voor onze eigen doeleinden (als verantwoordelijke). Het gaat dan om basisgegevens als: naam, bedrijf waarvoor u werkt, emailadres, telefoonnummer, eventuele andere persoonsgegevens in communicatie met u. Deze gegevens verwerken wij in ons CRM systeem en kunnen wij ook verwerken via andere kanalen of systemen, zoals de email of via onze website (via een contactformulier).

4. Voor welke doeleinden worden uw gegevens gebruikt?

4.1 Waarvoor gebruikt de opdrachtgever uw gegevens?
Onze opdrachtgevers bepalen de doeleinden van het gebruik van uw gegevens maar zullen deze hoofdzakelijk gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Om u te kunnen identificeren en om gebruikers van de applicatie en de pro app te koppelen aan de opdrachtgevers
  • Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen en daar op in te loggen
  • Om elektronische bevestigingen van de melding te kunnen sturen
  • Zodat de opdrachtgever contact op kan nemen met melders over de gemelde storing
  • Om storingen te kunnen beheren en met reparateurs te kunnen communiceren over de storing
  • Voor het analyseren van storingen
  • Om het ons mogelijk te maken eventuele gebruikers van de applicatie of de pro app te blokkeren indien nodig
  • Om de browser en/of het apparaat te herkennen waarmee u de app of applicatie gebruikt

4.2 Waarvoor gebruiken wij de gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers?
Wij gebruiken de persoonsgegevens van contactpersonen bij onze opdrachtgevers voor de volgende doeleinden:

  • Om u te kunnen identificeren
  • Om met u te kunnen communiceren, zoals bij vragen of klachten en service informatie over de app of applicatie
  • Om het mogelijk te maken een (beheerders)account te maken in de applicatie en het account te beveiligen
  • Om de applicatie te kunnen aanbieden zodat u, als contactpersoon van de opdrachtgever (beheerder), de functionaliteiten daarvan kunt gebruiken
  • Voor het bijhouden van onze interne administratie
  • Om te voldoen aan op ons rustende administratieverplichtingen (het gaat dan om uw naam als contactpersoon op de factuur)
  • Om met u een commerciële relatie te onderhouden

 5. Op welke grondslagen ("rechtsgronden") is het gebruik van uw gegevens gebaseerd?

5.1 Rechtsgronden voor verwerking door opdrachtgevers
De opdrachtgevers zullen uw gegevens waarschijnlijk gebruiken op basis van de volgende grondslagen ("rechtsgronden"):

  • De gegevens zijn nodig voor de gerechtvaardigd belangen van de opdrachtgever (of dat van een ander). Het gaat om de volgende "gerechtvaardigde belangen": het belang van de opdrachtgever om meldingen van u te ontvangen, met u te kunnen communiceren over storingen en eventuele service informatie te geven over de app en applicatie.

5.2 Rechtsgronden voor verwerking voor onszelf
Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende grondslagen ("rechtsgronden"):

  • De gegevens van onze contactpersonen zijn nodig voor onze gerechtvaardigde belangen. Het gaat om de volgende "gerechtvaardigde belangen": ons belang om met uw opdrachtgever een overeenkomst aan te gaan, met u te kunnen communiceren en een commerciële relatie met u te onderhouden, ons belang om een interne administratie bij te houden.
  • Gegevens in de financiële administratie zijn nodig om te voldoen aan onze wettelijke administratieverplichtingen.
  • In bijzondere situaties kunnen wij afzonderlijke uw toestemming vragen voor een bepaalde verwerking.

6. Bent u verplicht de gegevens te verstrekken?

Ja, sommige gegevens worden via de mobiele app en applicatie verplicht opgevraagd. Dit wordt aangegeven in de app en de applicatie. Om het voor u mogelijk te maken de functionaliteiten daarvan te kunnen gebruiken, zijn de persoonsgegevens nodig.

7. Aan wie worden uw gegevens doorgegeven?

7.1 Opdrachtgevers
Wij kunnen niet volledig aangeven aan wie onze opdrachtgevers uw persoonsgegevens doorgeven omdat wij dat niet weten. Wel kunnen wij het volgende aangeven:

  • S1MONE heeft geen toegang. Wij hebben zelf geen toegang tot persoonsgegevens die wij voor de opdrachtgevers verwerken.
  • ICT-bedrijven. Wij maken gebruik van ICT-bedrijven die uw gegevens opslaan en beheren. Deze ICT-bedrijven zijn gevestigd binnen Europa. Deze ICT-bedrijven verwerken uw gegevens als onze sub-verwerkers.
  • Uitwisseling gegevens met leveranciers van opdrachtgevers. De mobiele app is bedoeld om storingen te melden aan opdrachtgevers. Via de app worden de persoonsgegevens van de melders doorgegeven aan reparateurs, zodat zij de storing in behandeling kunnen nemen. Deze leveranciers zullen de gegevens alleen maar gebruiken voor het uitvoeren van de betreffende opdracht.  

7.2 Persoonsgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers
Wij gebruiken uw gegevens in principe alleen voor onszelf. Maar in de volgende gevallen kan het nodig zijn om uw gegevens door te geven aan anderen:

We delen de gegevens met de volgende soorten partijen:

  • ICT-bedrijven. Wij maken gebruik van ICT-bedrijven, die de gegevens opslaan en beheren. Deze ICT-bedrijven zijn gevestigd binnen Europa.
  • Boekhouder / accountant. In het kader van onze boekhouding kunnen wij beperkte gegevens (naam op de factuur) delen met onze boekhouder / accountant. 

8. Worden uw gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, uw gegevens worden niet doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte, ze worden alleen opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.

9. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

9.1 Persoonsgegevens in mobiele app en applicatie
De opdrachtgever bepaalt hoe lang de gegevens van werknemers in de applicatie worden opgeslagen. De opdrachtgever kan deze zelf verwijderen. Maar in het algemeen geldt dat de informatie over storingen in combinatie met uw naam, telefoonnummer en emailadres, wordt als uitgangspunt gedurende 2 jaar na de melding van de storing bewaard, tenzij er een belangrijke reden is om deze informatie langer te bewaren, bijvoorbeeld bij een juridische procedure. Na deze periode wordt de informatie over de storing niet in combinatie met uw persoonsgegevens bewaard.

9.2 Persoonsgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verzamelen, ontvangen en/of gebruiken. Als de relatie met de opdrachtgever is geëindigd, bewaren wij uw gegevens nog gedurende twee jaar, tenzij u aangeeft dat u uw gegevens eerder wilt laten verwijderen, of juist dat wij ze langer mogen bewaren om contact met u te houden. Gegevens in de financiële administratie worden gedurende de wettelijke bewaartermijn (zeven jaar) bewaard.

10. Welke rechten heeft u? 

10.1 Algemeen
U heeft op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • om een kopie en inzage te vragen in uw gegevens;
  • om informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
  • om incorrecte gegevens te laten corrigeren;
  • om onvolledige informatie compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verzameld en/of gebruikt;
  • om uw gegevens te laten verwijderen;
  • om uw gegevens te laten "beperken";
  • om bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;
  • om, als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
  • als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van uw gebruik van de app of de applicatie), en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, deze op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
  • een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van uw gewone verblijfplaats, waar u uw werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

10.2 Persoonsgegevens in mobiele app en applicatie
De meeste van uw gegevens vindt u terug in uw eigen account. U kunt daarop inloggen en de gegevens aanpassen. Voor inzage in gegevens die niet in uw account staan, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de betreffende opdrachtgever.

10.3 Persoonsgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij "Wat als u vragen of klachten heeft?"

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Het kan zijn dat we de overeenkomst met u niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van u hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.

11. Wat als u vragen of klachten heeft?

Als u vragen of klachten heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door ons als verantwoordelijke kunt u contact opnemen met:

S1MONE B.V.
Noordeinde 162
2514 GR Den Haag
Bel ons op: 085-0027791
Mail: info@s1monegroup.com

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?
Ja. Deze privacyverklaring is van 4 juni 2019. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u een email-bericht te sturen.